Как организовать удаленную работу с PDF на Mac

Следующая неделя официально объявлена нерабочей, однако IT-компаний это мало касается, ведь многие уже как неделю, а то и две работают удаленно, чтобы пресечь распространение инфекции. Однако работа из дома связана с некоторыми сложностями: нужно наладить документооборот, создавать ежедневные отчеты о проделанной работе в удобной начальству форме, ну и о безопасности позаботиться — все же вы больше не сидите в офисной сети. Некоторые решили эти вопросы, развернув виртуальную машину дома, но не у всех получилось так выйти из ситуации — и вот еще одно решение.

Какой формат лучше использовать для удаленной работы

В первую очередь отмечу, что для документооборота на удаленной работе лучше всего подходит формат PDF. Многие мои коллеги работают на Mac и не устанавливали себе тот же Microsoft Office, при этом PDF является гораздо более универсальным — его можно открыть на iPhone и iPad, а если нужно быстро ознакомиться с документом, запустить тот же стандартный «Просмотр» на Mac. Ну и плюс в том, что на любом устройстве файл PDF открывается с тем же форматированием, что и на первоначальном, тогда как у меня на Office раньше часто была проблема с совместимостью.

Тем не менее для продвинутой работы с PDF (вставить изображение или, например, кнопку) нужно более профессиональное приложение, чем тот же «Просмотр». Я выбирал между Adobe Acrobat Reader и PDFelement и в итоге склонился ко второму варианту — во многом потому, что это получается дешевле (500 рублей в месяц против 1610 рублей в месяц). При этом PDFelement выполняет большинство тех же задач, от создания и шифрования файлов до совместного онлайн-редактирования документов, что особенно актуально при работе удаленно.

Совместное редактирование PDF

Переключаться между меню приложения можно слева — здесь предусмотрен быстрый доступ к редактированию текста, изображений, ссылок, форм и другим инструментам. На противоположной стороне можно посмотреть оставленные закладки и, например, комментарии других пользователей, что-то вроде Microsoft Word. Поскольку нам в редакции часто приходится совместно редактировать документы, мы оценили данное меню.

Любой пользователь может оставить свой комментарий

Создание отчетов о работе

Создавать ежедневные отчеты о проделанной работе тоже стало гораздо проще. Приложение позволяет добавлять колонтитулы, номера страниц, водяные знаки и другие элементы оформления. Начальство же может создать пометки в виде всплывающего или встроенного текста, добавить аннотации в виде геометрических фигур, линий или стрелок, либо же внести изменения в сам текст документа, воспользовавшись клавиатурой.

В приложении предусмотрено много инструментов для работы с PDF

Для удобства предусмотрена возможность конвертировать файлы в PDF и обратно, создавать PDF из отсканированных изображений, распознавать текст для последующего редактирования. С последним поможет распознавание полей форм: оно позволяет вводить данные без форматирования даже в отсканированный и распознанный документ. На выходе экспортируем в любой удобный формат (в зависимости от подразделения — например, в бухгалтерии больше любят таблицы) и либо отправляем файл по почте, либо загружаем его на рабочий сервер, зависит от того, как именно в вашей компании реализована удаленная работа.

PDF можно экспортировать в любой формат или объединить

Оптическое распознавание текста позволяет извлечь данные из отсканированных документов

Безопасность файлов на удаленной работе

Вопросов с безопасностью ни у кого не возникнет. Для обеспечения дополнительной защиты вы можете внести необходимые настройки доступа. Например, вы можете сами определять границы свободы для пользователей, у которых на компьютере окажется ваш файл, и запретить им редактировать или даже просматривать его при отсутствии необходимого пароля. То есть начальство сможет открыть документ, а те, у кого есть доступ к рабочему серверу, но кому видеть файл не положено, не смогут.

Продвинутые алгоритмы шифрования документов и ограничения доступа

Поскольку пока непонятно, сколько еще продлится карантин, и как долго будет необходимо поддерживать удаленную работу, такое решение очень пригодится. Я таким образом перешел с файлов .docx и .pages полностью на PDF — теперь у коллег не возникает проблем с их открытием, а за счет совместного редактирования каждый может участвовать в рабочем процессе.

Чтобы ознакомиться с базовой функциональностью приложения PDFelement, пробную версию для Windows и Mac вы можете бесплатно загрузить по ссылкам ниже. Если вы поняли, что эта программа вам подходит, полная версия PDFelement 7 для настольного компьютера обойдется примерно в 500 рублей в месяц при оформлении подписки на год. Плюс и в том, что приложение можно скачать прямо в Mac App Store — не нужно заходить на сторонние сайты и разбираться с незнакомым интерфейсом.

Название: PDFelement 7
Издатель/разработчик: Wondershare
Цена: Бесплатно / Подписка
Совместимость: Windows, Mac
Ссылка: Установить

У многих рабочее место сейчас выглядит как-то так